Reglamentos y trámites

Llenar el formulario de solicitud de horas estudiante o asistente del departamento correspondiente y enviarlo junto a los documentos escaneados en un solo archivo PDF al correo karla.gutierrez@ucr.ac.cr en las fechas establecidas para la realización del trámite. 

Requisitos para horas estudiante:

• Primer año de carrera aprobado.
• Matricular un mínimo de 9 créditos en el ciclo lectivo en el cual está designado.
• Haber aprobado el curso en el cual va a prestar la colaboración.
• Tener un promedio ponderado anual igual o superior a 75.
• Se les designa un mínimo de 3 horas y un máximo de 12.

Requisitos para horas asistente:

• Tener aprobado el 50% del respectivo programa de estudios.
• Matricular un mínimo de 9 créditos en el ciclo lectivo en el cual está designado.
• Haber aprobado el curso en el cual va a prestar la colaboración.
• Tener un promedio ponderado anual igual o superior a 80.
• Se les designa un mínimo de 3 horas y un máximo de 20.

REQUISITOS PARA SOLICITAR LA MATRÍCULA DE CURSOS POR SUFICIENCIA

1. Los trámites se realizan de manera personal y se debe cumplir con los siguientes requisitos:
   • Estar empadronada(o) y en condición activa en la carrera que imparte el plan de estudios al
     que pertenece el curso por matricular.
   • Estar al día con las obligaciones financieras estudiantiles.
   • Matricular, en estas modalidades, cursos pertenecientes al plan de estudios de la carrera de
     empadronamiento.
   • Tener aprobados los requisitos académicos de la (las) asignatura(s) por matricular.
   • No haber matriculado anteriormente este curso la modalidad solicitada.
2. Para solicitar matrícula por suficiencia la persona estudiante debe obtener la autorización de la Unidad Académica a la que pertenece la asignatura. El o la estudiante debe enviar un correo electrónico a la integrante de la Comisión de Estudio Independiente responsable del Departamento del curso que procurar matricular.
   • M.L. Irene González Muñoz (Departamento de Literatura): irene.gonzalez@ucr.ac.cr
   • M.L. Jenny Salas Moya (Departamento de Filología Clásica): jenny.salasmoya@ucr.ac.cr
   • M.L. Laura Casasa Núñez (Departamento de Lingüística): laura.casasa@ucr.ac.cr

En el correo se debe adjuntar la siguiente documentación (legible y en formato pdf o jpg):

1. • Copia del expediente académico
   • Formulario de solicitud completo, firmado y escaneado
   • Formulario de registro completo, firmado y escaneado
   • Carta dirigida a la Directora de la Escuela de Filología, Lingüística y Literatura, Dra. Ruth Cubillo Paniagua, en la cual se explican los motivos por los cuales se desea matricular el curso en dicha modalidad.
2. Para solicitar matrícula por suficiencia la persona estudiante debe participar en una sesión de orientación de la Comisión de Estudio Independiente, las cuales se impartirán vía Zoom en los siguientes horarios:

   • Martes 11 de marzo, 10:00 a.m. ID: 880 8088 4357 Código: 053522

   • Jueves 13 de marzo, 5:00 p.m. ID: 820 4547 8008 Código: 923032

PROCEDIMIENTO POSTERIOR AL ENVÍO DE LA SOLICITUD DE MATRÍCULA POR SUFICIENCIA

1. Las profesoras revisarán los requisitos, proveerán retroalimentación si lo consideran pertinente, confirmarán la recepción de documentos y comunicarán al estudiante –a partir del 26 de marzo– la respuesta a la solicitud de matrícula por suficiencia.
2. La unidad enviará a la ORI el listado y las solicitudes autorizadas y selladas en el perííodo establecido por el calendario anexo a la Resolución Normas y procedimientos de Matrícula para el ciclo vigente. El incumplimiento de este punto deja inconcluso el trámite de inscripción. No se dará trámite a las solicitudes incompletas o presentadas extemporáneamente.
3. En el caso de las matrículas que se completan de manera exitosa en la Oficina de Registro, la Direccióón de la Escuela de Filología informará mediante un oficio a los profesores que han sido designados para aplicar la prueba evaluativa de los cursos por suficiencia. Una vez que la o el docente designado para este efecto reciba la comunicación oficial de la Direccióón de la Escuela, procederá a contactar a la persona estudiante para entregar el programa del curso con la fecha de aplicación del instrumento de medición y su periodo de devolución. Todo el proceso puede tomar hasta un mes desde el inicio del trámite.
4. Al final de cada semestre y, gracias a la coordinación respectiva para la prueba de Suficiencia, aparecen en las actas de notas finales únicamente el estudiantado que completó los trámites en el plazo definido en el calendario anexo a la Resolución Normas y Procedimientos de Matrícula para el ciclo vigente.

FECHAS DE RECEPCIÓN Y TRÁMITE DE SOLICITUDES
Del 10 al 21 de marzo del 2025.

PARA MÁS INFORMACIÓN: 

• Orientación de Estudio Independiente 2025.

Durante el tercer año de la carrera, se recomienda al estudiante solicitar un estudio de expediente académico para efectos de graduación, con el fin de determinar qué cursos quedan pendientes para concluir con el plan de estudios. En la Secretaría de la Escuela, el estudiante deberá solicitar el estudio de expediente, para lo cual debe entregar una copia del expediente académico, entregada por la Oficina de Registro e Información (ORI).

Es importante que todo estudiante realice esta solicitud, pues implica conocer los cursos que están pendientes para el cumplimiento del plan de estudios y revisar que el curso de repertorio matriculado y aprobado sea el correcto, así como los cursos optativos que el estudiante debe aprobar. Además favorece la agilización para la tramitología para una futura graduación.

De igual forma, el estudio de expediente académico resulta útil para la matrícula del Trabajo Comunitario Universitario, el cual requiere poseer como mínimo el 50% del Plan de Estudios aprobado. Para dicho trámite la Unidad Académica debe realizar un estudio del expediente académico con el fin de demostrar que se cumplen con los requisitos mencionados. 

Por último, el estudio de expediente puede solicitarse para el levantamiento de requisitos. Es decir, si se está ofertando un curso que es requisito de matrícula para el siguiente ciclo lectivo, el estudiante puede solicitar dicho trámite con el fin de poder graduarse durante ese año lectivo. Este estudio se eleva ante la Oficina de Registro con el fin de tramitar la matrícula por inclusión para que el estudiante pueda concluir con su plan de estudios.

Las personas estudiantes que concluirán con su Plan de estudios durante este año  deberán solicitar un estudio de expediente a la siguiente dirección electrónica: asuntosestudiantiles.efll@ucr.ac.cr

El Trabajo Comunal Universitario es una actividad de acción social que vincula a grupos y comunidades vulnerables con la población estudiantil que cursa un plan de estudios en la Universidad de Costa Rica, cuyo propósito es contribuir con las transformaciones que la sociedad necesita.

El TCU es un requisito de graduación para los estudiantes de Bachillerato en Filología Clásica y Bachillerato en Filología Española. En ambos casos se debe completar un total de 300 horas. 

Para que la población estudiantil universitaria pueda matricular su TCU, es requisito:

1. Haber aprobado el Seminario de Realidad Nacional I.
2. Contar con al menos el cincuenta por ciento de los créditos aprobados de su plan de estudio.
3. Estar al día en el pago de obligaciones financieras estudiantiles ante la Universidad de Costa Rica.

TCU disponibles para el Bachillerato en Filología Clásica

TCU disponibles para el Bachillerato en Filología Española 

Puede encontrar más información en la Página oficial del TCU. 

Una constancia de notas es un documento donde el o la docente hace constar la calificación que obtuvo un estudiante en un curso específico, de modo que pueda entrar en el proceso de trámite de graduación.

Este documento debe entregarse a la Unidad Académica en caso de que un docente no haya dictado las calificaciones de un estudiante que está próximo a graduarse antes de la fecha establecida por la Escuela para entregar la documentación requerida para graduación. El documento debe estar firmado por el docente del respectivo curso, de modo que se haga constar que el estudiante aprobó la materia.

Si los profesores cierran las actas de notas antes de la fecha establecida por la Escuela para que el estudiante entregue las calificaciones, no se debe llenar el formulario. Sin embargo, si un profesor no ha cerrado las actas de calificaciones para este periodo, la Unidad Académica no tendrá acceso a las calificaciones de los estudiantes y no podrán ser incluidos en la nómina de graduandos. Es en este último escenario que el estudiante debe llenar el formulario de constancia de notas.

Formulario de Constancia de Notas

FECHA LÍMITE PARA ENTREGAR DOCUMENTOS DE GRADUACIÓN
(Consultar en Secretaría de la EFLL)

FECHA LÍMITE PARA ENTREGAR CALIFICACIONES
(Consultar en Secretaría de la EFLL)

1. Carta de solicitud de INCLUSIÓN EN NÓMINA DE GRADUANDOS, dirigida a la Directora de la Escuela (Dra. Ruth Cubillo Paniagua). Puede utilizarse el mismo formulario especificado en el punto 2, únicamente se debe cambiar el nombre del destinario.
2. Formulario de solicitud de inclusión en Nómina de Graduandos, dirigida a la Directora (a) de la Oficina de Registro e Información. Este se encuentra disponible en la página (ori.ucr.ac.cr), Graduaciones, Boleta de Inclusión en Nómina de Graduación.
3. Encuesta “Boleta Nacional de Graduados”
4. Una copia de la cédula por ambos lados.
5. Recibo de pago por los derechos de título. 

Si usted goza de beca 5, deberá indicar su categoría de beca en el formulario de solicitud de INCLUSIÓN EN NÓMINA DE GRADUANDOS, dirigida a la Directora de la Escuela (Dra. Ruth Cubillo Paniagua).

1. Formulario información del estudiante (lo puede encontrar en la página de la ORI, Ingreso a carrera, Formularios, Descargar el Formulario para reportar la información personal del estudiante).
2. Comprobante de T.C.U., si este se encuentra dentro del expediente académico omita el comprobante.
3. Si considera que califica para GRADUACIÓN DE HONOR, deberá presentar una carta de solicitud para trámites de graduación de honor dirigida a la Directora de la Escuela. Si efectivamente califica para Graduación de Honor no deberá pagar el recibo de derecho de título.
4. Los documentos deberán ser enviados de forma digital al correo asuntosestudiantiles.efll@ucr.ac.cr y en la siguiente presentación:
5. Cada uno de los documentos por presentar deben ser escaneados y enviado como un adjunto separado (no se puede presentar todos los documentos en un solo PDF), esto por cuanto algunos de los documentos se deben adjuntar a la nómina de graduandos que se entregará a la Oficina de Registro e Información.
6. De preferencia los adjuntos deben ser presentados en una sola carpeta comprimida. (ZIP o TAR) estos deberán venir descritos primeramente con el número de carné y el nombre del documento.
7. NOTA: Cada documento deberá presentarse en digital, de la siguiente manera:
   Ejemplo     AXX458 Boleta de inclusión en nómina
                     AXX458 Recibo derechos de título
                     AXX458 Solicitud graduación de honor

PROGRAMACIÓN DE ENTREGA DE CITAS DE JURAMENTACIÓN PARA GRADUACIONES ORDINARIAS Y EXTRAORDINARIAS AÑO 2025

Todo estudiante deberá acogerse estrictamente a las fechas que corresponden a los procesos administrativos para su graduación.

No se aceptarán reclamos posteriores a las fechas indicadas

La persona estudiante que solicitó inclusión en la Nómina de Graduandos tiene la obligación de verificar en la página de la Oficina de Registro si see encuentra incluido en la lista de estudiantes para graduación, así como también verificar la fecha exacta en que le corresponde la juramentación a la Facultad de Letras. Esta información generalmente la ORI la publica con quince días de anticipación a las fechas de graduación.

1. Todo estudiante deberá, antes de la aprobación del anteproyecto de tesis, solicitar un informe de expediente que confirme la aprobación del 75% del total de créditos del plan de estudios de licenciatura de su carrera.
2. El estudiante deberá presentar una carta a la Dirección de la Escuela, firmada por el director o directora de tesis y por el mismo estudiante, en donde ambos aceptan iniciar con el proceso de inscripción del anteproyecto de tesis.
3.  El estudiante deberá adjuntar tres ejemplares de su anteproyecto junto con la carta anteriormente indicada.
4. Aval de la propuesta tanto de la persona directora como de las que funjan como asesoras.
5. La Dirección de la Escuela eleva la solicitud y las copias del anteproyecto a la Comisión de Trabajos Finales de Graduación. Una vez que la Comisión aprueba el anteproyecto el estudiante solicitará a la Escuela, por medio de una carta, la solicitud de matrícula.
6. En los casos de inscripción del Seminario de Graduación, tanto los estudiantes como sus respectivos directores de Seminario deberán firmar la carta; asimismo, deberán adjuntar las respectivas copias del anteproyecto del Seminario de Graduación. El director de dicho Seminario entregará cada semestre el respectivo programa del curso, el cual será elevado al CTFG por la Dirección de la Escuela para su respectiva aprobación. De igual manera, los estudiantes deberán tener aprobados la totalidad de los créditos optativos del Plan de Licenciatura antes de la matrícula del curso de Seminario de Graduación.

Asimismo, las fechas para presentar el anteproyecto del Trabajo Final de Graduación (TFG) ante la Comisión de Trabajos Finales de Graduación (CTFG) para optar por el grado de licenciatura en las carreras de Filología Clásica y Filología Española corresponden a la IV, y la X semana de cada ciclo lectivo ordinario. Las fechas respectivas se anunciarán con antelación en los diversos canales de comunicación de la Escuela de Filología, Lingüística y Literatura.

Las fechas del para la presentación de propuestas de Trabajos Finales de Graduación de las licenciaturas en las carreras de Filología Clásica y Filología Española para el primerciclo lectivo 2025:

Para la licenciatura en la Enseñanza del Castellano y Literatura, las fechas habilitadas corresponden a la cuarta semana de abril y septiembre y décima semana de mayo y octubre del año lectivo en curso.[ Más información sobre la Comisión de Trabajos Finales de Graduación ]

Debido a la emergencia sanitaria ocasionada por el COVID 19 se autorizan las defensas públicas de trabajos finales de graduación virtuales por medio de la Resolución R-95-2020. Asimismo, los puntos expuestos en este apartado se establecen en la Resolución VI-7-2020.

La Vicerrectoría de Investigación ha sistematizado diversos criterios emanados de las consultas para la realización de las defensas virtuales en la Universidad de Costa Rica.

A continuación, se comunican los criterios para la realización de defensas virtuales:

Guía para la defensa pública virtual de trabajos finales de graduación de grado

PRIMERA PARTE: Previo a la defensa:

1. Durante el período de alerta sanitaria por el COVID-19, los estudiantes que hayan finalizado su trabajo final de graduación en adelante TFG podrán solicitar la defensa virtual, para lo cual deberán realizar la solicitud por escrito a la Dirección de la respectiva unidad académica, siempre que hayan cumplido con todos los requisitos que indica el reglamento de TFG para una defensa pública presencial. [Articulo 24 Reglamento de TFG para el Grado]
2. El sustentante deberá corroborar que cuenta con el equipo, las condiciones del entorno adecuadas y la conexión a Internet para realizar una transmisión óptima de la defensa pública virtual. Asimismo, cada uno de los profesores que forman parte del Tribunal Examinador deberá corroborar la disponibilidad de las mismas condiciones.
3. Para la defensa pública virtual se utilizará la plataforma ZOOM, para la cual la UCR ha adquirido la licencia de uso respectiva.
4. La defensa pública virtual será anunciada mediante los medios de comunicación de la unidad académica: Facebook y página web. El afiche debe incluir el enlace o ID de la sala de reunión de zoom donde se llevará a cabo dicha defensa.
5. La fecha de la defensa pública virtual será notificada a la persona sustentante con 15 días hábiles de anticipación mediante correo electrónico, a través de la Dirección de la Unidad Académica, previa coordinación con su director de Trabajo Final de Graduación y según lo establece el artículo 24-25 y 26 del Reglamento de Trabajos Finales de Graduación del Grado. Se debe incluir en la comunicación:
   a. Fecha y hora de la defensa
   b. Enlace a la sala mediante la plataforma ZOOM
6. El Recurso Informático Desconcentrado (RID) de la unidad académica o responsable será el encargado de realizar la reserva de la sala en la plataforma ZOOM y notificará a la Dirección respectiva, el enlace e ID respectivo, para ingresar a la sesión virtual.
7. Es responsabilidad del sustentante conocer las funciones básicas de la plataforma tales como: controles de sonido, ingreso a la misma, compartir pantalla, entre otras. Para la capacitación respectiva se puede comunicar con el RID, quién será el responsable de la capacitación. Se recomienda llevar a cabo la capacitación antes de solicitar la defensa virtual.

SEGUNDA PARTE: Durante la defensa:

1. En la fecha establecida para la defensa virtual, la persona sustentante y los miembros del Tribunal examinador ingresarán a la Sala reservada en la plataforma ZOOM, al menos 20 minutos antes de la hora de inicio. La persona sustentante recibirá las instrucciones respectivas según el Reglamento de Trabajos Finales de Graduación del grado y el Reglamento de Trabajos Finales de Graduación del Posgrado, indicadas por la persona que preside el Tribunal.
2. En casos excepcionales como falla de conexión, corte del fluido eléctrico o que suceda alguna eventualidad que impida el desarrollo de la misma, el presidente del tribunal podrá valorar la reprogramación de dicha defensa según la normativa respectiva. Se podrá utilizar la grabación de la actividad como evidencia para continuar el proceso en un segundo momento.
3. El sustentante dispone de 45 minutos máximo para hacer su exposición, según el artículo 26 del Reglamento de Trabajos Finales de Graduación.
4. El sustentante deberá usar la función compartir pantalla en caso de contar con una presentación de apoyo.
5. Una vez finalizada la defensa del TFG, siguiendo la normativa correspondiente, se procederá al interrogatorio respectivo. El presidente del Tribunal es la persona responsable de asignar la palabra a cada uno de las personas participantes. Deberá procurarse el respaldo mediante [artículos 26-27 Reglamento General de TFG del grado].

TERCERA PARTE: Finalizada la defensa:

1. Finalizado el interrogatorio se le indicará a la persona sustentante y a las personas en la sala virtual que deben salir de la sala virtual y regresar en 15 minutos, para lo cual el presidente del Tribunal confirmará con la persona sustentante el visto bueno de ingreso a la sala virtual vía un medio alternativo como Whatsapp o llamada telefónica. El presidente del Tribunal será el encargado de verificar que solo estén en la sala virtual los miembros del Tribunal Examinador.
2. La deliberación deberá realizarse en privado; por lo tanto, al concluir el periodo de preguntas, quien preside la defensa pública virtual deberá proceder a excluir de la sesión a la persona candidata, deteniendo la grabación.
3. La votación: concluida la deliberación, se votará si la persona sustentante aprueba o no el Trabajo Final de Graduación. El resultado dictaminado se consignará en el acta (Artículo 27 del Reglamento General de TFG). A continuación, se volverá a incluir a la persona candidata, reanudándose la grabación.
4. Una vez concluida la deliberación del tribunal examinador, la persona que ocupe la presidencia del tribunal se dirigirá a la persona sustentante y al público asistente para informar sobre el resultado. En caso de que la defensa sea exitosa se le declarará licenciado y se le advertirá de la obligación de asistir a un acto público de graduación, para prestar juramento y recibir el título correspondiente.
5. En caso de que todas las personas que integran el tribunal examinador posean firma digital, se firmará el documento al finalizar; con solo una persona que no cuente con firma digital, incluido el sustentante, no se podrá generar el acta virtual y será necesario generar el acta física en la dirección de la unidad académica y cada miembro del tribunal examinador la firmará cuando se normalice la situación.
6. La Dirección respectiva deberá encargarse de levantar el acta, en la cual se debe incluir el control manual o el reporte de los medios electrónicos utilizados que permitieron comprobar la identidad de las personas asistentes y cuando sea posible debe ser firmada por todos los participantes.
7. Deberá existir un registro digital (grabación) de cada una de las sesiones virtuales (Reglamento de TFG del grado, artículo 26-27). La custodia de la grabación estará a cargo de la persona que modera la sesión virtual y su valor jurídico fenecerá una vez que sea firmada y ratificada la respectiva acta física.

Guía para la entrega de ejemplares de tesis 

Se debe tomar en cuenta que, al remitir los ejemplares al SIBDI para cada TFG, se requiere el envío de

1.  Un ejemplar de la versión final en formato impreso, que incluya las firmas del tribunal examinador.
2.  Un ejemplar de la versión final en formato electrónico: CD-ROM, DVD, USB o la forma de almacenamiento establecida en su momento.
3.  Boleta de autorización para la digitación de los TFG firmada por la (s) persona (s) autora (s).

Los TFG deben entregarse en la Unidad de Selección y Adquisiciones, que se ubica en el segundo nivel de la Biblioteca Carlos Monge Alfaro, responsable de realizar la revisión técnica de los requerimientos establecidos, para dar por concluido el proceso de recepción.

Para más información puede consultar los Lineamientos del SIBDI para la entrega de Trabajos Finales de Graduación.